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元素有机化学国家重点实验室(南开大学)

规章制度

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会议室使用管理办法

发布单位:元素有机化学国家重点实验室   发布时间:2017/06/27    浏览次数:82次



第一章  目 的

        为进一步规范会议室管理,充分发挥作用,提高使用率,明确各课题组或个人使用会议室的规定及申请使用流程,现对重点实验室的会议室使用作如下规定:

第二章  定 义

        会议室指的是元素有机化学国家重点实验室现有的会议室,包括石先楼202、六教201\222\422以及绿楼504会议室。

        会议室用途:课题组组会、学术报告、毕业论文答辩、招聘面试、招生面试、以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所。

第三章  会议室使用规定


  1.  5个会议室均由办公室和物业统一管理,统筹协调安排使用,并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理;
  2. 课题组组会需要使用会议室时,按照《会议室使用信息(固定时间)》表进行;毕业论文答辩需要使用会议室时,按照当年毕业答辩时间安排预留会议室,若此时间有其他会议或活动预定会议室,再作调整。
  3.  课题组或个人需要临时使用会议室时,需提前一天向办公室提出申请并填写《会议室临时使用登记单》,经办公室准许后方可使用。
  4. 使用原则:先申请,后使用。没有经过申请的课题组或个人,在没有冲突的情况下,可以使用,但如有冲突,必需礼让已申请使用会议室的课题组或个人。
  5. 按申请的先后顺序使用。特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。但办公室不负责协商,由使用者自己协商。
  6. 遇到重点实验室紧急及重要会议时,已申请使用会议室的课题组或个人,在不能调换的情况下,应从大局考虑,重要会议与系所集体活动优先。
  7. 课题组及个人应在所预约的时间到达会议室,并开始使用。超过10分钟未到达会议室的,办公室有权对会议室的使用权另作安排。
  8. 课题组及个人应在预约的时间内使用完毕,不许超时使用。如需延长使用时,请及时通知办公室,如在紧接的时间段内已安排了给其他课题组或个人使用,超时使用的课题组或个人必须离开该会议室,终止使用该会议室。
  9. 会议室使用期间,使用个人或课题组需保持会议室的整洁,不允许有乱扔垃圾等行为;使用完毕后,务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原,离开时关闭电源、空调。
  10. 任何课题组或个人在使用会议室期间,必须爱护会议室的设备设施,安全使用,严禁私自接拉电源,私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏,须照价赔偿。
  11. 会议室内的所有设施设备,未经允许,不能带出会议室。
  12. 如课题组或个人临时取消申请,再使用时需重新申请。


第四章  程序

1、申请流程

1)   课题组或个人到办公室或各楼宇门卫室查询会议室的使用状况;

2)   课题组或个人向办公室申请并提出所需使用会议室的大小要求,填写《会议室临时使用登记单》(附件1);

3)   办公室根据课题组或个人的申请需求做安排,将在固定时间使用会议室的情况记录在《会议室使用信息(固定时间)》表中;

4)   办公室将《会议室使用信息(固定时间)》表登录在重点实验室网页上,同时张贴在办公室和各楼宇门卫室;

5)   课题组或个人按正确的申请时间使用会议室。

2、使用流程

1)   课题组或个人按会议室使用规定正确使用会议室,否则取消其使用资格。

2)   课题组或个人在使用之前先检查会议室的各种设施(包括桌、椅、音响设备、电脑、投影机、遥控、鼠标、白板等),若发现有设备丢失或损坏及时向门卫师傅或办公室老师反馈。

3、交还流程

1)   课题组或个人使用完毕后,自行检查会议室各设施(包括桌、椅、音响设备、电脑、投影机、白板等),保证没有任何问题后,填写《会议室使用登记表》(附件2)。

2)   会议结束后,门卫师傅锁门时应再次检查各设施是否完好。

3)   若门卫师傅发现有相应东西缺损,本次会议使用者应付全部责任。

 

        本规定自下发之日起执行,由重点实验室办公室负责解释。

                                                                                          元素是有机国家重点实验室 

 2017年6                                             

                                                                                

 

附件1:会议室临时使用登记单

附件2:会议室使用登记表

 


附件1

会议室临时使用登记单(第一联)

会议室

课题组

联系人及电话

使用时间

使用事由

办公室签字

六教201()

六教222()

六教422()

合成楼202()

报告厅()

 

 

 

 

 

 

登记时间:     年   月   日

………………………………………………………………………………………….

会议室临时使用登记单(第二联)

会议室

课题组

联系人及电话

使用时间

使用事由

办公室签字

六教201()

六教222()

六教422()

合成楼202()

报告厅()

 

 

 

 

 

 

登记时间:     年   月   日

注:第一联由重点实验室办公室留存;

第二联为借用者使用凭证,请妥善保存。


附件2

会议室使用登记表

预约使用日期

使用时间

各物品是否完好

负责人签字

电脑

投影仪

鼠标

主机

遥控器

白板

桌椅